PROCEDURA WHISTLEBLOWING

 

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

CENTRO AGROALIMENTARE ROMA – CAR S.C.p.A. (di seguito anche CAR), con la presente procedura, intende dare attuazione a quanto disposto dal D. Lgs 10 marzo 2023, n. 24, riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle normative nazionali” c.d. “disciplina Whistleblowing”, in vigore dal 30 marzo 2023.

La procedura, quindi, individua le modalità con cui i soggetti Segnalanti possono effettuare segnalazioni di violazioni, ai sensi dell’art. 2, comma 1 lettera a) del citato decreto, con l’obiettivo di rimuovere fattori che possano ostacolare o disincentivare la segnalazione di illeciti, fornendo indicazioni operative in merito ad oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni. Parallelamente, il processo delle segnalazioni in parola è volto a tutelare la riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, unitamente al contenuto della stessa e della documentazione di supporto prodotta.

Non possono essere oggetto di segnalazione whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

2. SEGNALANTE

Può effettuare la segnalazione la persona fisica che abbia acquisito le informazioni sulla violazione nell’ambito del contesto lavorativo di CAR. e, quindi:

• i dipendenti;
• lavoratori autonomi che prestano la propria attività in favore della società;
• dipendenti e collaboratori di soggetti a cui è affidata la realizzazione di opere o la fornitura di beni e servizi;
• liberi professionisti che e consulenti che prestano la priora attività in favore della società;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che prestano la propria attività in favore della società;
• gli azionisti (persone fisiche) e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

 

3. SEGNALAZIONE

La segnalazione può essere effettuata sia in forma scritta, che orale, fruibili direttamente da questa piattaforma, che ne garantisce, attraverso strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché il contenuto e la relativa documentazione.

La segnalazione orale può essere effettuata anche nell’ambito di un incontro diretto concordato con il Responsabile Whistleblowing (d’ora in poi, anche solo “Responsabile”).

Il Responsabile della segnalazione redige un verbale della segnalazione ricevuta, che sottoscriverà unitamente al Segnalante. In tal caso la gestione della segnalazione viene trasferita sulla piattaforma informatica per la tracciabilità e riservatezza della stessa.

Per quanto possibile, nella segnalazione debbono risultare chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione dei fatti;
• le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

 

4. DESTINATARIO DELLA SEGNALAZIONE

Tenuto conto di quanto previsto dal vigente quadro normativo e dagli orientamenti dell’Autorità di Vigilanza (ANAC) nonché la dottrina sul Whistleblowing, CAR ha individuato nella figura del RPCT della società il ruolo di Responsabile Whistleblowing ai sensi dell’art. 4, comma 2 e comma 5 D. Lgs n. 24/2023.

Attraverso la piattaforma, le segnalazioni sono dirette al Responsabile (RPCT) a cui sono attribuiti i poteri e sono assegnati i compiti descritti dalla presente procedura.

Spetta al Responsabile la valutazione sulla sussistenza dei requisiti previsti dal D. Lgs n. 24/2023.

 

5. FUNZIONAMENTO DELLA PIATTAFORMA “WHISTLEBLOWING”

La Piattaforma per la gestione delle segnalazioni di illeciti utilizzata da CAR consente di effettuare le segnalazioni tramite passaggi semplici ed intuitivi che, grazie ad un sistema criptato, assicura l’assoluta riservatezza rispetto all’identità del Segnalante e garantisce che i messaggi e i relativi allegati possano essere letti esclusivamente dal mittente (Segnalante) e dal destinatario (Responsabile Whistleblowing).

 

5.1 L’inserimento della Segnalazione

Per effettuare la segnalazione, il Segnalante può accedere alla piattaforma informatica, registrandosi, mediante compilazione dei dati richiesti. In particolare:

• Registrazione: indicando “username” e “password” oppure scegliendo di cliccare su “genera”, tramite il quale il software crea direttamente username casuale (codice alfanumerico);
• E-mail: indirizzo necessario per la conferma della registrazione e per ricevere le notifiche. Non possono essere utilizzati indirizzi PEC e si suggerisce di non utilizzare un indirizzo e-mail aziendale;
• Nome e Cognome: il nominativo non è immediatamente visualizzabile dal Responsabile, il quale può richiedere l’identificazione del Segnalante nei casi previsti dalla normativa, garantendone la riservatezza e la segretezza dell’informazione;
• Accettazione Termini e Condizioni
• Attivazione account

 

Per inviare la segnalazione, l’utente può decidere di procedere mediante:

• Segnalazione scritta, seguendo i vari passaggi forniti dalla piattaforma e allegando eventuali documenti di supporto;
• Segnalazione vocale, garantendone la crittografia.

 

Una volta inviata la segnalazione e nel termine di sette giorni, il Segnalante riceverà a mezzo e-mail un avviso di notifica generata dal sistema contenente un “codice identificativo” alfanumerico che utilizzerà, accedendo in piattaforma, per seguire lo stato di avanzamento della segnalazione e fino a conclusione dell’iter della stessa. Sarà cura del Responsabile fornire riscontro al Segnalante entro il termine dei tre mesi.

 

5.2 Gestione della Segnalazione

La segnalazione è notificata al Responsabile, mediante ricezione di una e-mail generata dal sistema (piattaforma informatica). Quest’ultimo, attraverso l’utilizzo delle proprie credenziali, accederà in piattaforma per la gestione della segnalazione.

Tutte le segnalazioni pervenute sono oggetto di analisi preliminare da parte del Responsabile, mendiate l’avvio delle attività istruttorie, finalizzate a verificare la fondatezza della segnalazione e la presenza di elementi circostanziali. Tali attività dovranno essere compiute nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

Gli approfondimenti possono essere effettuati anche mediante audizione del Segnalante.

Al termine dell’analisi preliminare le situazioni che possono emergere sono le seguenti:

• infondatezza della segnalazione, appurata in quanto priva di elementi sufficientemente circostanziati e utili per qualificarla come “segnalazione Whistleblowing”;
• segnalazione non pertinente, ossia che non rientra nel perimetro di competenza del Responsabile Whistleblowing;
• esistenza di elementi di fondatezza e, quindi, l’avvio di approfondimenti specifici.

Quindi, all’esito degli accertamenti condotti, il Responsabile può decidere di archiviare la segnalazione, in quanto priva di elementi fondanti, oppure, se constatati profili di illeceità, comunicare l’esito dell’accertamento all’organo amministrativo e suggerire di procedere:

• ad inoltrare la segnalazione al responsabile del personale e/o alle strutture competenti per l’adozione dei provvedimenti disciplinari;
• denuncia all’autorità giudiziaria

Il Responsabile tiene traccia dell’attività svolta, anche mediante l’archivio reso disponibile dalla piattaforma informatica, e fornisce informazioni al Segnalante sullo stato di avanzamento dell’istruttoria e fino a conclusione dell’iter di gestione della segnalazione.

 

6. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA SULL’IDENTITÀ DEL SEGNALANTE

L’identità del Segnalante viene tutelata dall’azienda dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva. Mediante l’utilizzo della piattaforma whistleblowing, l’identità del Segnalante rimane criptata e vige l’obbligo di riservatezza, nel rispetto di quanto previsto all’art. 12 del D. Lgs n. 24/2023. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve le ulteriori forme di responsabilità previste dal nostro ordinamento giuridico.

 

7. DIVIETO DI DISCRIMINAZIONE NEI CONFRONTI DEL SEGNALANTE

Nei confronti di chi effettua una segnalazione ai sensi della presente proceduta non è consentita e in alcun modo tollerata, alcuna forma di ritorsione intendendosi con essa qualsiasi comportamento, atto o omissione anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che provoca o può provocare al Segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Il Segnalante che ritiene di aver subito ritorsioni può farne comunicazione all’ANAC, in ossequio a quanto previsto all’art. 19, comma 1 del D. Lgs n. 24/2023. Il Segnalante, inoltre, può agire in sede giudiziaria, amministrativa o stragiudiziale, come prescritto dagli artt. 17, 18 e 19 del D. Lgs n. 24/2023.

La segnalazione è sottratta all’accesso civico (generalizzato e semplice), pertanto, non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti.

 

8. RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE E RELATIVE LIMITAZIONI

La responsabilità del Segnalante e le relative limitazioni sono stabilite dagli articoli 16 e 20 del D. Lgs n. 24/2023, a cui si fa rinvio.

Sono altresì fonte di responsabilità forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestatamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato e/o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto del Whistleblowing.